Kā rīkoties ar datiem, kas nav digitāli?

Ko nozīmē datu digitalizēšana? Ne visi pētniecības dati ir digitālā veidā. Vairums pētnieku turpina glabāt laboratorijas piezīmes, žurnālus un citus materiālus, paraugus (aptaujas, gleznas, fosilijas, minerāļus un audus)  rakstiskā un citā veidā. Neskatoties uz to, šos datus var konvertēt digitālos materiālos, izmantojot dažādus veidus.

• Liela efektivitāte: ar pārdomātu digitalizēšanas un dokumenta vizualizēšanas plānu, iesaistītie dalībnieki var viegli sadarboties, dalīties ar datiem, salīdzināt tos, apmainīt tos un piekļūt dokumentiem, tādējādi manāmi samazinot patērēto laiku un pūles.
• Izmaksu efektivitāte: printēšanas un papīra izmaksas var būt iespaidīgas, tādēļ ir būtiski tās samazināt.
• Vienkārša piekļūšana: digitalizētiem objektiem ir viegli piekļūt, izmantojot mākoņpakalpojumus vai tīmekli, no jebkuras ierīces, kura nodrošina piekļuvi internetam, jebkurā laikā un vietā.
• Drošība: ja nepieciešams, datņu atļaujas un piekļuves tiesības var tikt definētas konkrētiem lietotājiem vai to grupām. Tas palielina dokumenta drošību un saglabā konfidencialitāti.
• Ilgtermiņa saglabāšana: jebkuri fiziski objekti un informācija, kas, piemēram, tiek glabāta rokrakstā, ir pakļauta degradācijai, un vairākkārtīga šo materiālu izmantošana tos pakļauj nolietojumam.
• Datu atveseļošana – reģenerēšana (recovery): force majuer, cilvēka vai dabas katastrofu izraisīta datu materiālu zaudēšana var notikt ļoti vienkārši. Šo materiālu digitālā forma, kas saglabāta mākoņpakalpojuma serveros, nav pakļauta tamlīdzīgiem riskiem.

Ir svarīgi nošķirt tos materiālus, kas digitalizēti no papīra formāta vai jebkura cita datu nesēja, no tiem, kas eksistē tikai digitālā formā (digitāli dzimušie), piemēram, digitālās fotogrāfijas, datorizētās rasēšanas/projektēšanas (CAD) zīmējumi, e-pasti u.c. materiāli. Šiem diviem veidiem ir atšķirīgs pārvaldības dzīves cikla modelis. Šajā sadaļā plašāk apskatīts digitalizēto materiālu dzīvescikls.

Arhīvdatne parasti ir augstākās kvalitātes jeb “zelta” versija datnei un parasti tai piesaistīts augstākās kvalitātes ieraksts.

Parasti pamata pētniecības dati un saistītie materiāli ir jāuzglabā vismaz 10 gadus pēc tam, kad pētījums ir noslēdzies. Savukārt klīniskie pētniecības dati jāuzglabā vismaz 20 pēc pētījuma noslēguma. Tāpat ir jāņem vērā, ka dažādās valstīs noteiktie termiņi un regulējumi var būt mazliet atšķirīgi.

Jebkurus materiālus rokrakstā iespējams viegli noskenēt. Labāku rezultātu iegūšanai nepieciešams skenēt dokumentu un saglabāt to kā attēlu, ieteicams TIFF formātā vai PDF.  Ja materiāls ir saglabāts PDF, tad tekstā ir iespējams veikt meklēšanu, izmantojot  optisko rakstzīmju atpazīšanu (optical character recognition – OCR), kā arī tekstu rediģēt.

Ja tiek skenēti sensitīvie dati, ieteicams skenēto materiālu saglabāt nevis tīklā, bet šifrētā USB zibatmiņā. Tāpat ieteicams datus pārvietot uz drošu tīkla glabātuvi iespējami ātri, kā arī glabāt USB zibatmiņu drošā vietā līdz brīdim, kad to nodod IT speciālistiem, lai veiktu datu drošu izdzēšanu. Plašāk šeit.

Analogie video un audio ieraksti var tikt konvertēti digitālos skaņas vai video datnēs, lai to paveiktu, eksistē ļoti dažāda datortehnika un programmatūras. Ja esošie ieraksti nav nepieciešami un ja, piemēram, no ieraksta nepieciešams saglabāt tikai vārdus, tekstu var transkribēt, savukārt video vai audio datnes – dzēst.

Dažādu krājumu (muzeju, restaurācijas u.c.) glabātāji ikdienā strādā ar reālobjektiem – bioloģiskiem materiāliem, audumiem, fosilijām un gleznām. Digitālās tehnoloģijas sniedz iespēju skatīt un pētīt šos materiālus dažādos veidos.

Šūnu un audu paraugi var eksistēt kā neskartas struktūras vai var tikt dalītas un atpakaļ pievienotas uz stikla diapozitīviem. Pirmajā gadījumā ir vairākas 3D skenēšanas metodes paraugiem, piemēram, tomogrāfija, kas ļauj sasniegt izšķirtspēju no sub-nanometra līdz milimetram. Šāda veida tomogrāfija tipiski izveido 3D digitālu objektu, kurā iespējams veikt virtuālu sekciju. Vairākos gadījumos tomogrāfija tiek izmantota, lai izšķirtu fiziskos raksturlielumus vai eksperimentālus signālus, kas citkārt nav iespējams. Sekcijās ir vispārpieņemta prakse fotografēt paraugus, lai izveidotu digitālu ierakstu, tāpat ar gleznām. Cita veida paraugus – fosilijas un minerāļus – arī iespējams pakļaut tomogrāfiskā attēla metodēm, lai izveidotu 3D virtuālos objektus. Citos gadījumos eksperimentālais subjekts var būt ļoti liels, piemēram, ēka vai plaša ainava, tādos gadījumos pielietojamas ekspansīvas metodes, piemēram, SONAR, RADAR vai LIDAR.

Ja reālobjektu nav iespējams noskenēt, vienīgā iespēja ir veidot digitālos fotoattēlus ar augstāko iespējamo izšķirtspēju. Pēc tam attēlu ir  nepieciešams pārbaudīt, lai pārliecinātos, vai tas ietver pietiekami detalizētu atainojumu.

• Ieteicams iecelt arhīva pārvaldnieku un tā vietnieku, noteikt skaidri definētus pārvaldības pienākumus.
• Ieteicams pārliecināties par to, vai arhīva administratoram un tā vietniekam  ir vienīgajiem piekļuve fiziskajam arhīvam.
• Ieteicams  pārliecināties par to, ka ir noteikta skaidra procedūra dokumentu arhivēšanai un atkārtotai izmantošanai.
• Labs arhīvs ir atbilstoši organizēts un sakārtots. Nepieciešams izmantot arhīva kastes, ko apzīmē ar atbilstošiem uzrakstiem, kas satur projekta nosaukumu un numuru, kā arī projekta vadītāja vārdu un sērijas numuru.
• Nepieciešams izveidot korespondējošu digitālo datubāzi, kurā ievadīt visatbilstošāko informāciju. Nepieciešams izveidot noteikumu kopu, kādos gadījumos var piekļūt arhīvam, kā arī nepieciešams veidot sarakstu ar personām, kas un kad izmantojušas arhīvu.
• Nepieciešams nodalīt anonimizētos datus no vispārlietotajiem un glabāt tos nošķirti, piemēram, atsevišķā kabinetā.
• Nepieciešams uzturēt arhīvu kārtībā un to regulāri aktualizēt. Pārliecināties par to, ka fizisko objektu arhīvs atbilst digitālajai datubāzei un kopēto materiālu kopai.
• Nepieciešams izveidot skaidru materiālu dzēšanas vai iznīcināšanas vai abu procesu veikšanas procedūru.
• Nepieciešams pārdomāt fiziski drošu (uguns, ūdens utt.), tīru, sausu telpu. Tas ir dārgi, taču efektīvi, ja telpa atbilstoši aprīkota ar ugunsdrošu materiālu, uguns trauksmes sistēmu, temperatūras un mitruma kontroles sistēmu, ir nodrošināti putekļu droši apstākļi, droša aizslēgšanas sistēma un kontrolētas piekļuves sistēma.