Akadēmiskais centrsVispārpieņemtā prakse, ko visbiežāk izmanto datu kopu īpašnieki, lai piešķirtu izmantošanas atļauju citiem interesentiem, ir licence. Tā ir juridiska pilnvara, kas skaidro standartizētas atļaujas un aizliegumus konkrēta materiāla izmantošanai, kā to paredz konkrētā licence bez materiāla īpašuma tiesību tālāknodošanas. Ir jāatceras, ka licences parasti regulē tikai autortiesības un ar tām saistītus aspektus. Personas datu aizsardzības jautājumus licences nerisina.
Licences var tikt norādītas datiem dažādos veidos – iekļautas datu kopas metadatos, ūdenszīmēs vai piezīmēs starp datiem, norādītas datu kopas galvenajā lapā, norādītas repozitorija mājaslapā, iekļautas ReadMe datnē.
Licencētu datu izmantošana var kļūt sarežģītāka brīdī, kad dažādu avotu datu kopas plāno kombinēt. Tā rezultātā var rasties datu kopa ar dažādiem izmantošanas aizliegumiem. Dažādu licenču spēja sadarboties tiek dēvēta par savietojamību. Ne visas licences spēj atspoguļot dažādus aizsargāta materiāla slāņus (piem., juridiskais formāts, ikvienam cilvēkam saprotamais un mašīnlasāmais formāts). Creative Commons licences šajā ziņā izceļas ar labāku izvēles iespēju spektru nekā citas, tās demonstrē īpašas savietojamības iespējas.
Izvēloties konkrētu licenci pētniecības datu aizsardzības nolūkā, ir nepieciešams apsvērt to, kā tas varētu mijiedarboties ar visiem pētniecības datiem (tostarp neaizsargātiem elementiem) un kā tas varētu mijiedarboties ar nākotnē iegūtiem atvasinātiem materiāliem, kas radīti atkārtoti izmantojot vai pārdefinējot sākotnējos pētniecības datu mērķus.
OpenMinTeD piedāvā noderīgu matricu jeb rīku (License Compatibility Matrix), kas demonstrē dažādu licenču saderību. Izmantojot divas vai vairākas licences, jaunā materiāla izveides gadījumā var būt nepieciešams licenču norādes sakopot/savietot.
Tas ir atkarīgs no tā, kā tieši SA licencētais materiāls tiek atkārtoti izmantots. “Share Alike” CC licence attiecas tikai uz to jaunradītā materiāla satura daļu, kas ir atkārtoti izmantota un kurai bija piešķirta SA licence. Gadījumā, ja atkārtoti izmantotā daļa tiek iekombinēta tādā veidā, ka tiek radīts pilnīgi jauns jeb atvasināts materiāls, tad janradītais materiāls arī jālicencē ar SA licenci.
Ja datu kopa nav aizsargāta ar autortiesībām vai citām līdzīgām tiesībām, tad jā. Gadījumos, ja datu kopa ir aizsargāta, taču licence nav norādīta, nepieciešams sazināties ar datu īpašnieku. Pastāv daži izņēmumi, kas ļauj izmantot aizsargātu materiālu bez licences vai atļaujas, piemēram, individuāliem/privātiem izglītības un pētniecības mērķiem, citēšanai, kritikai un recenzēšanai, personu ar funkcionālajiem traucējumiem vajadzībām, publiskās pārvaldes vajadzībām; tekstizracei un datizracei (text and data mining); ziņu reportāžām; parodiju un pastišu sagatavošanai. Jāņem vērā, ka autortiesību izņēmumi un ierobežojumi nav saskaņoti Eiropas Savienības dalībvalstu līmenī, tādēļ ir būtiski pārliecināties, kas no tā visa ir legāli atbilstošs. Tāpat jāatceras, ka šie izņēmumi ir atbalstāmi ierobežojošos apstākļos un tie ir noteiktu nosacījumu subjekti. Pirms jebkura izņēmuma gadījuma ir ieteicams konsultēties ar speciālistiem juridiskos jautājumos.
Ja datu kopa satur aizsargātus elementus, intelektuālā īpašuma likums ļauj īpašumtiesību turētājam rīkoties, lai saglabātu savas ekskluzīvās tiesības izmantot, dublēt un veidot atvasinātus šo datu materiālus. Turklāt īpašnieks var vērsties tiesā, lai pierādītu savas tiesības un lūgtu tiesnesim izsniegt orderi, lai apturētu datu kopas izmantošanu, kā arī lai pieprasītu iznīcināt visas kopijas un atvasinātos materiālus un izmaksāt kompensāciju par kaitējumu. Jebkurš juridiskā darbībā patērētais laiks un izmaksas, kā arī negatīva tiesas sprieduma risks visticamāk pārsniedz šādas datu kopas izmantošanas ieguvumus.