Akadēmiskais centrsLiela apjoma datu saglabāšana ir dārga un darbietilpīga. Tāpēc jāveic saglabājamo datu atlases process. Datu atlase nozīmē izvēli datus saglabāt vai dzēst. Tas ietver arī sava veida subjektīvu vērtējumu, jo nevar būt pilnībā zināms, kāda informācija būs nepieciešama nākotnē.
Labākā pieeja ir rūpīgi pārdomāt, ievērot nosacījumus (piemēram, finansētāju prasības) un dokumentēt visus pieņemtos lēmumus un to iemeslus.
- Visu datu saglabāšana ir dārga un darbietilpīga;
- Liela apjoma lieko datu saglabāšana apgrūtina noderīgu datu atrašanu;
- Pēc Informācijas atklātības likuma nosacījumiem visam, kas tiek saglabāts, jābūt pieejamam pēc pieprasījuma.
Kad jāizlemj ko saglabāt un ko dzēst, jāapsver sekojoši aspekti:
- kurus datus finansētājs vai institūcija pieprasa saglabāt;
- vai dati ir nozīmīgi projektam vai institūcijai;
- vai pieder juridiskas un intelektuālā īpašuma tiesības saglabāt un atkārtoti izmantot šos datus;
- vai ir pietiekama dokumentācija datu paskaidrošanai un atrašanai, lai kur tie tiktu saglabāti;
- vai var atļauties maksāt par datu saglabāšanu.