Akadēmiskais centrsDigitālie materiāli var būt nestabili, pēc gadu desmitiem ilgas saglabāšanas tiem var būt sarežģīti piekļūt vai izmantot. Ilgtermiņa datu saglabāšanas stratēģija nodrošinās, ka dati arī turpmāk būs atrodami, saprotami, pieejami un izmantojami. Zinātniskās institūcijas un finansētāji var pieprasīt, lai pētniecības dati būtu pieejami konkrētu laika posmu pēc to publicēšanas.
Bez efektīvas ilgtermiņa saglabāšanas stratēģijas:
- datnes var kļūt nesavietojamas ar jaunāko programmatūru un līdz ar to - nepieejamas;
- izmantojot jaunāku programmatūru datņu atvēršanai, datnes var mainīties un līdz ar to var kļūt nesaprotamas vai nederīgas turpmākai pētniecībai;
- dati var pazust, ja uzglabāšanas ierīces sabojājas;
- dati nav saprotami, ja nav saglabājusies pavaddokumentācija.
Veidojot, organizējot un saglabājot datus, var veikt vairākas darbības, lai dati arī turpmāk būtu izmantojami un saprotami:
- veidot noderīgu dokumentāciju nākamajiem lietotājem, lai tie varētu izmantot jūsu paveikto darbu;
- dublēt datus, izveidojot vairākas rezerves kopijas dažādās glabāšanas ierīcēs;
- periodiski pārvietot datus uz jaunām glabāšanas ierīcēm;
- kontrolēt piekļuvi datiem, lai datu pabeigto versiju nevarētu rediģēt;
- migrēt datus uz jaunām programmatūras versijām vai izmantot universālos datņu formātus, kurus var viegli importēt uz dažādām programmatūrām.
Situācijā, kad atbildīgais par datu saglabāšanu maina darba vietu, dati jānodod kolēģiem vai jānorāda turpmākā kontaktinformācija datu piekļuvei.
Datu saglabāšana var būt dārga, laikietilpīga un prasīt noteiktu zināšanu līmeni, kas ne vienmēr ir pieejams, tādēļ var izmantot datu arhīvu vai centru pakalpojumus.
Datu centros/arhīvos tiek ievietoti un pārvaldīti pētniecības dati, tiek nodrošināta arī datu pieejamība lietotājiem ar piekļuves tiesībām. Dažkārt pētniecības finansētāji iesaka un prasa deponēt datus noteiktos datu centros ilgtermiņa glabāšanai.
Datu centri ir, piemēram, the UK Data Archive for Social Sciences, Archaeology Data Service, Dryad Digital Repository and Visual Art Data Service (VADS).